ここ最近、ブログを書き始めたり勉強を始めたりで、前よりやることが多くなりました。
日常生活で無駄な時間をなくすことはもちろん、仕事ももう少し早く終わらせられないか？を考えるようになりました。
もちろん、仕事の質は落とさず です。
今回は、仕事を効率よく進めていくため、
- 仕事の進め方について
- 手と頭を使っていく
- 便利なPC小技
についてまとめていきます。
仕事の進め方について
今回は、雇用されている人を想定してかいていきますね。
ざっくりと書きましたが、「仕事の進め方」、重要です。
進め方を間違うと、無駄な仕事が増えてしまう可能性があります。
- 作業スピードがはやい！
- ミスなく書類を作成できる！
などの長所があっても、仕事量自体が増えてしまったら結局時間は長く必要になります。
仕事の進め方を考えるうえで、「会社の方針を理解する」ことが必要です。
会社の方針を理解し、動く
おもに以下の理由から、私は「会社に守ってもらっている」という前提をもっています。
- 社会保険料の半分を負担してくれている
- 労災保険・雇用保険に加入ができている
- 毎月安定した収入が得られる
会社に対しての考え方は人それぞれだと思います。あくまで私の前提です。
守られている⇔自分の能力を使って貢献する。という関係性ですね。
私は自己肯定感が高くないので、もしかすると少し他者主体よりで考えているかもしれませんが、この前提を以って、「会社の方針を理解し、動く」必要性についてかいていきます。
会社の規模感や職種にもよると思いますので、「会社」の部分を「自分の部署」などに置き換えてみてください。
１．方向性を間違えないため
会社全体は右に進んでいるのに、自分は左に進んでいる。
そもそも、方向が違っている場合は来た道を戻らなければなりません。
＝やってきたことが水の泡になる可能性があります。
「自分はこんなにやっているのに！評価されない！」と悩んでいる人がいたら、
量や質は素晴らしいのに、違う道を進んでいるかもしれません。
もし上記のような悩みを持っている人は、この人仕事ができるなぁと感じている上司・先輩などに一度相談してみましょう。（仕事ができる人＝その会社の方針を理解し、期待以上の成果を出せている人です。）
自分の考え方が少し違っていたと露呈することが恥ずかしい人もいるかもしれません。
しかし、”知るは一時の恥、知らぬは一生の恥”です。
せっかく同じ努力をするのであれば、正当な評価をされましょう。
２．業務の優先順位が決めやすい
優先順位を決めることが苦手な人は、優柔不断な人が多いです。
優柔不断な人は、頭の中で作業が散らばっていて何から手をつけよう…と選んでいるような状況です。
その結果動き始めるのも遅くなってしまう。
そのような人は、
- ゴールが決められている
- ゴールまでの道がある
状況だと、あとは「ゴールに向かってどのように進むか決める」のみなので、頭の中が最初より整理された状態になります。
明確なゴール（方針）を理解する、そこにむかう道はできている（方向性を間違えていない）。
すべて繋がっていますね。
そこから重要度・緊急度を加味しながら業務の優先順位を決めて、ゴールにむかいます。
ここでも自分一人ではわからない…合っているか不安…という人は、やはり周りの人に聞いてみましょう。
最初は同じ道を少し先に進んでいる先輩・上司たちの真似で良いんです。そこからポイントをつかんで自分で理解し、いつの間にか自力で歩いている。
この状態をつくっていきましょう。
手と頭をフル稼働
両手と頭はフル稼働させましょう。
私の場合、業務上数字を扱うことも多いので、そのときは入力を間違えないように手も頭もその作業に全集中。
手元で単純作業（封入や書類整理）を行うときは、頭の中では残業務の整理と何個か先の仕事の進め方のシュミレーション・未来の仕事の構想等、基本別の業務を行っています。
同時に２人分仕事ができるってことです。（？）
もちろん、すこし業務が落ち着いたから頭は一段落…のときもあると思います。
ただ、手と頭で違う作業もできるんだ！という考え方があるだけで、業務効率があがるのでオススメです。
※業務内容により難しい人もいると思いますので、無理はしないでくださいね。
便利な小技編
前職でデータ入力をしており、そのときに少ないですがショートカットキーを覚えました。
すごく便利です。時短効果抜群です。
マウスを使わないだけでそんなに違うのかと怪しむ時期もありましたが、だいぶ違います。
そこからいくつかのショートカットキーを覚え、パソコンの小技も少しずつ覚えています。
ショートカットキー
今回は、職種問わずいろいろな人が使う機会が多いものに絞っています。
ショートカットキーを使い始めてみたいなという人、ぜひに。
使用PCはWindowsを想定、Googleスプレッドシートでのキーも地味に紹介しています。
以下、PC操作関係とGoogleスプレッドシート関係で分けていますが、PC版のショートカットキーはスプレッドシートでも使用できます。
PC操作関係
すべての項目を選択する：Ctrl＋ A
項目を切り取る：Ctrl＋ X
項目をコピーする：Ctrl＋ C
項目を貼り付ける：Ctrl＋ V
操作を１つ前に戻す：Ctrl＋ Z
ファイル保存：Ctrl＋ S
ファイル印刷：Ctrl＋ P
Googleスプレッドシート関係
太字：Ctrl+B
下線：Ctrl+U
リンク挿入：Ctrl+K
メモ挿入・編集：Shift+F2
この操作だけでもマウスなしになると、だいぶ時短になります。
個人的に一番業務効率あがったショートカットキーは、「メモを挿入・編集：Shift+F2」です。
セル選択→右クリック→メモを挿入を選択 の手間が省けたときは感動しました。
オススメです。笑
PC画面の分割表示
データ入力等をする際、元データを見ながら打ち込む…という場合に逐一画面を切り替えて入力するの、面倒くさいですよね。
そんな中での救世主が「画面の分割表示」です。今回もショートカットキーで。
表示させたいファイルが画面に出ていることを確認して、
WindowsPCだと「Windowsキー ＋ 矢印キー（←または→）」押下で完了です。
これで、左側に入力用のファイル、右側に確認用ファイルを常に表示する等が可能です。
データ入力等の作業をされている方、ぜひ一度お試しください。
まとめ
今回は、仕事を効率化するうえでの基本的なことをまとめました。
- 仕事の進め方について
- 手と頭を使っていく
- 便利なPC小技
まずは前提として、働いている会社の方向性を見極める。
努力の方向性を間違えないよう、不安なときは周囲に確認しながら進んでいく。
そこからはいかに効率よく動いていくか。
手と頭をフル稼働させ、PC作業では同じ成果が得られるならば時短になるほうを選択。
ショートカットキーを一度使ってみましょう。おすすめです。
PCで画面遷移が面倒だなと感じている方、PC画面の分割表示機能を使っていきましょう。
仕事を効率化したい方、様々なテクニックに走る前に、まずは基本を立ち返ってみてはいかがでしょうか。
参考になりましたら幸いです。
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